Come fare un'automatizzazione dei processi aziendali

Molto spesso, l’automatizzazione dei processi aziendali implica un lavoro minuzioso all’interno dell’azienda, oltre che una complessa gerarchia.

Sia piccole che grandi società hanno un numero di procedure da svolgere con una costante supervisione ed un meticoloso controllo.

Per togliere di mezzo tali complicazioni, abbiamo elencato 5 metodi efficienti per fare un'automatizzazione dei processi aziendali come si deve.

Sistemare le chiamate automatiche

Fare una lista di chiamate automatiche è un utile processo aziendale per rimanere sempre a contatto con i clienti e conoscerne di nuovi.

Se i rappresentanti di vendita si perdono qualche cliente per mancanza d’attenzione o di tempo, puoi sempre impostare alcune chiamate automatiche per tenerli sulle spine.

Ad esempio, se nell'arco di 3 giorni il lead in questione non è stato processato, il rappresentate del customer service potrà provvedere a fornire una chiamata automatica o richiamarlo manualmente.

Così facendo, è possibile colmare eventuali dimenticanze da parte dei rappresentanti e, a sua volta, dare la giusta considerazione ai clienti “dimenticati”.

Creare un’offerta commerciale tramite email

Dopo che un’offerta commerciale viene inviata ad un cliente via mail, arriverà il momento di chiamarlo. A questo punto, il cliente ha bisogno d’essere motivato a comprare e il rappresentante di vendita dovrà aumentare il tasso di conversione, in caso di esito positivo.

Per trovare il giusto tempo per inviare mail e chiamare, puoi riaggiustare i tuoi processi aziendali inviando notifiche istantanee verso i rappresentanti, utilizzando la tua offerta commerciale tramite mail come input.

In questo modo puoi creare dei reminder manualmente, capire quando è il momento di fare una chiamata, chiamare un cliente più volte (se non hanno ancora visto la tua offerta) oppure inviare un’offerta commerciale due volte (nel caso che il cliente se ne sia dimenticato).

Se i tuoi clienti non apprezzano le chiamate “immediate”, puoi comunque procedere solamente con la mail e, per un secondo tentativo, utilizzare un template automatico, senza poi coinvolgere un rappresentante di vendita.

Automatizzazione del servizio clienti con i feedback

Collezionare feedback dai clienti è sempre un beneficio. È un metodo affidabile per dar loro la soddisfazione di cui hanno bisogno ed eliminare i difetti dei prodotti (sempre se notabili).

Come poter automatizzare il servizio clienti? Puoi rimaneggiare le tue chiamate automatiche impostando una richiesta di feedback del servizio da 1 a 5, ad esempio.

L’apparato del customer service sarà, in gran parte dei casi, capace di registrare i feedback e i dati delle chiamate. Puoi settare tale algoritmo all’ora che vuoi (ad esempio, quando l’offerta è stata chiusa o comunque quando sta per chiudersi).

Fondamentale è evitare di far troppe domande e ricercare dai clienti una risposta immediata, sempre rimanendo vicino alla data di chiusura dell’offerta.

Naturalmente, è anche possibile inviare email automatiche o SMS per collezionare feedback.

Automazione delle notifiche verso i clienti

Facciamo un esempio: Paolo possiede un’azienda di elettrodomestici. Parte del suo lavoro è quella di avere a che fare con lamentele dei clienti e spiega quindi tutte le ragioni dietro i ritardi di consegna.

Facciamo un altro esempio: Erika ha un’agenzia immobiliare e spesso ha a che fare con situazioni spiacevoli come ritardi sul luogo da parte del cliente o addirittura assenze ingiustificate. Conseguentemente, Erika deve rifissare un appuntamento.

Ciononostante, anche a causa di un calendario strapiento, anche l’agente immobiliare può dimenticarsi di un appuntamento o fissarlo in ore del giorno in cui ne erano già fissati altri.

Detto questo, come automatizzare i processi aziendali coinvolti in queste situazioni? Puoi utilizzare email, SMS o anche i social per inviare promemoria e notifiche ai clienti per automatizzare il tutto nel migliore dei modi.

Naturalmente, potrai impostare template univoci per ogni situazione. I vantaggi dell'automatizzazione delle notifiche sono notevoli: trasparenza di servizio, consolidamento dei rapporti e diminuzione dello “sbattimento” da parte del rappresentante di vendita.

Creazione automatica di nuovi profili lead tramite nuove chiamate, email o compilazioni di form online

Le compagnie investono molto nell’acquisizione di nuovi lead e cercano continuamente nuove forme di advertising per acchiapparli.

Sfortunatamente, questo significa strafare, tenendo di conto che i rappresentanti possono dimenticarsi di creare nuovi profili lead al termine di una chiamata e, a sua volta, scordarsi di una piccola compilazione.

Per evitare questi errori umani, è possibile creare una notifica pop-up che indirizza verso un’opzione “aggiungi profilo” oppure verso “chiamata non-lead”. Scegliendo la prima opzione si creerà un nuovo profilo, altrimenti si potrà ignorare la chiamata.

Questo porta notevoli vantaggi, come ad esempio quello di eliminare gli errori comuni e permettere ai manager di monitorare le statistiche e indicare quando un rappresentante ha avuto una dimenticanza.

In sintesi, l’automatizzazione dei processi aziendali non è più un privilegio delle grandi compagnie, bensì è un metodo efficace per qualunque azienda che desidera salvare tempo e dare importanza ad obiettivi importanti.

L’automatizzazione è oltretutto utile anche per controllare la produttività del team e raggiungere un’ottima qualità di customer experience.