Trucchi e strumenti per il lavoro di gruppo

Sebbene la produttività di un gruppo dipenda molto dalle motivazioni e dalle capacità dei membri, anche alcuni miglioramenti organizzativi possono contribuire. Soprattutto nei casi in cui i membri del team lavorano parzialmente o completamente a distanza. Per chi volesse migliorare delle cattive prestazioni, ecco una pratica checklist da seguire.

6 consigli per potenziare il lavoro di squadra

1. Evitare la microgestione

A nessuno piace operare in un ambiente stressante e un flusso infinito di commenti e promemoria è proprio ciò che innesca questo tipo di ambiente di lavoro. Anche una gestione troppo rilassata o spensierata, tuttavia, non è una buona opzione. Se vuoi incoraggiare i dipendenti a farsi carico dei risultati del lavoro e ad essere proattivi, dovresti trovare un perfetto equilibrio tra supervisione e indipendenza. Considera di fare quanto segue:

• delegare compiti
• assumere la persona giusta per il lavoro giusto
• spiega chiaramente cosa ti aspetti di ottenere
• raccogliere feedback dai dipendenti

2. Non esagerare con le riunioni

Può sembrare che tutti i problemi possano essere risolti durante le tavole rotonde. Ma, in realtà, la maggior parte degli incontri si trasforma in lunghi monologhi o dibattiti tendenziosi e non sfociano in soluzioni chiare o cose da fare dirette.

Prima di programmare una riunione, chiediti se puoi affrontare il problema senza. Se la risposta è sì, è meglio sostituire le riunioni con riepiloghi e-mail giornalieri o settimanali.

3. Impostare gli OKR

L'idea centrale del quadro "Obiettivi e risultati chiave" risiede nella flessibilità degli obiettivi. Una volta impostato, ogni obiettivo dovrebbe essere seguito da metriche che consentano di misurarne i progressi. Inoltre, l'obiettivo dovrebbe tenere conto degli input delle persone responsabili della sua esecuzione.

Gli OKR non differiscono molto dagli obiettivi SMART. Quindi, per stabilirli, attenersi alle migliori pratiche:

• fissare obiettivi per un determinato periodo di tempo
• rendere gli obiettivi specifici e misurabili
• compiti a cascata
• rivedere e modificare i piani originali

4. Lavora negli sprint

La metodologia Agile è molto apprezzata, quindi perché non provarla? I team sono più produttivi quando hanno periodi di tempo ridotti per completare una determinata attività, piuttosto che quando devono disperdere la concentrazione e il multitasking.

Sebbene gli sprint siano solitamente menzionati nel contesto della programmazione, ogni team può utilizzare questo approccio. Inizia con la preparazione di un Backlog per i lavori da svolgere e decidi la durata dello sprint (di solito, 2 settimane). Quindi, compila ogni sprint con le attività di un Backlog. Tieni traccia dei progressi del team e, alla fine di uno sprint, valuta le prestazioni e fornisci feedback.

5. Cosa può essere automatizzato – dovrebbe esserlo

Alcuni processi non apportano molto valore alle prestazioni, ma devono comunque essere gestiti. Quindi, per aumentare la produttività di base, automatizzare le operazioni. Ad esempio, se i tuoi rappresentanti di vendita preparano un rapporto settimanale sulle nuove offerte, puoi modellare un modello in formato standard e scrivere uno script o una macro che riempirà i campi dati. Oppure: crea e salva un modello di rapporto nel tuo CRM.

6. Fornire al team il software

Il mercato dei software di collaborazione è pieno di strumenti per qualsiasi scopo, dal software di gestione dei progetti e l'archiviazione dei dati nel cloud ai rompighiaccio online. Questi hanno molte pratiche opzioni integrate che facilitano i lavori quotidiani, come la pianificazione degli appuntamenti, il monitoraggio del tempo, la condivisione di documenti, ecc.

8 migliori strumenti di collaborazione per ogni team

Software diversi hanno scopi distinti. Abbiamo preparato un kit essenziale di strumenti con cui ogni team dovrebbe iniziare.

Weje

Questa lavagna digitale può fungere da spazio di lavoro sia per gli utenti singoli che per i team. Una volta che ti sei registrato con Weje, puoi iniziare con una tela online vuota o prendere un modello, ad esempio una lavagna Kanban, dalla libreria, e adattarlo alle tue esigenze. Puoi invitare colleghi o compagni al consiglio in modo che anche loro possano contribuire.

Le informazioni sulla scheda Weje sono organizzate in schede dati. Lo strumento supporta tutti i tipi di file, inclusi documenti, fogli di calcolo, PDF e altro. Puoi copiare e incollare i dati da Internet o caricarli dal tuo computer. Successivamente, puoi raggruppare gli oggetti trascinandoli e rilasciandoli e lasciando note adesive e commenti online per gli altri.

Trello

Questa è un'ottima alternativa gratuita a JIRA di Atlassian. Trello sarà amato dai creativi o dai piccoli team in particolare per la sua semplicità. Lo strumento non richiede impostazioni complicate per l'avvio. Dopo la registrazione, un utente può creare facilmente una bacheca Kanban immediatamente.

Puoi pianificare gli sprint del team di progetto e assegnare i collaboratori a compiti specifici. Ogni volta che lo stato dell'attività cambia, i collaboratori ricevono notifiche. Con Trello puoi anche organizzare sessioni di brainstorming a distanza e scambiare dati con altre app, come Evernote, Google Drive e Slack.

Mattermost

Se stavi cercando un'alternativa Slack, Mattermost è lo strumento giusto. Questo è un servizio di chat online gratuito open source, il che significa che puoi ospitare localmente e adattarti in base alle esigenze del team.

Mattermost offre le ultime funzionalità tecnologiche per i collaboratori, incluse integrazioni audio e video e archivi di messaggi.

Notion

Notion.so è un quaderno digitale del team. I suoi repository possono essere utilizzati per pianificare attività, conservare e scambiare documenti, gestire file, ecc. Lo strumento supporta LaTex, quindi puoi usarlo per automatizzare la formattazione del testo. Inoltre, puoi incorporare contenuti nelle tue pagine utilizzando Embed.ly.

La libreria Notion include modelli praticamente per ogni occasione, dalla gestione delle donazioni all'impostazione degli OKR.

TeamViewer

Questo software di comunicazione è popolare tra i team remoti. Con un sistema protetto da password, i compagni di squadra possono connettersi in modo sicuro ai dispositivi o condividere i loro schermi. Inoltre, gli utenti possono provare la realtà aumentata aggiungendo puntatori 3D o emoji durante le sessioni di streaming video live in TeamViewer.

Asana

Asana è amata per la semplicità delle sue schede Kanban. È possibile creare modelli per attività ripetitive e quindi migliorarli con campi progetto personalizzati, descrizioni, file allegati e stati di priorità.

Se desideri trovare attività precedenti, applica filtri o utilizza una comoda opzione di ricerca. Asana rende sicuro il lavoro di squadra: dispone di un sistema di controllo degli accessi che consente di designare gli amministratori e limitare le modifiche.

Sync.com

I team possono utilizzare questo spazio di archiviazione basato su cloud per condividere informazioni riservate all'interno di un'organizzazione. Sync.com crittografa i file e consente di regolare i permessi con date di scadenza. Inoltre, lo strumento ripristina i file eliminati, il che è particolarmente utile durante lo scambio di documenti rilevanti tra il team.

ClickUp

ClickUp è uno spazio di lavoro per creare e gestire il tempo dedicato ai progetti. Puoi registrare le ore e visualizzare le statistiche sulle prestazioni dei dipendenti in oltre 15 visualizzazioni. Lo strumento ha un'interfaccia utente intuitiva e le sue funzionalità includono modelli di attività, monitoraggio di obiettivi e priorità, elenchi di controllo ricorrenti e altro.

Vale la pena sfruttare il lavoro di squadra. E non ti serve molto per questo. Processi ben organizzati e un paio di strumenti utili: vedrai il team ottenere risultati eccellenti e i dipendenti saranno più soddisfatti di come funzionano insieme.