Suggerimenti e strumenti per lavorare online

Durante il 2020, molti hanno cambiato le loro abitudini lavorative per non sprofondare economicamente a causa del covid-19. Tutto questo è stato possibile anche grazie ad alcuni strumenti online che sono riusciti a dare una mano a tutti i lavoratori del web.

La transizione dal lavoro tradizionale al lavoro da remoto non è stata facile per molti. Tante aziende sono rimaste impreparate al cambiamento, ma con alcuni tool a disposizione del web è stato possibile risistemare tutto.

Vediamo di seguito quali strumenti online possono risistemare tutti i danni causati dal coronavirus.

Strumenti di time management

Organizzare il proprio tempo può dare una grossa mano. Strumenti come Trello o TimeCamp aiutano molto.

Ti permettono di tracciare le ore di lavoro di chi opera da remoto e segmentare i progetti in parti più piccole, così che ognuno possa vedere qual è il lavoro che dovrà svolgere con precisione.

Considerando che si può condividere file e lasciare commenti sul lavoro in corso, tali programmi di time management possono risultare molto utili per lavorare da remoto.

Impostare limiti e date di scadenza

Naturalmente, i vari tool che si trovano online non fanno i miracoli. C’è comunque bisogno di settare dei limiti e delle date di scadenza per tutti.

Fare meeting online per chiarire tutto questo è d’uopo e, qualunque strumento si andrà ad utilizzare, un calendario è sempre utile per capire quando portare a termine un certo lavoro.

Aiutare il team da remoto nella gestione del tempo

Gestire il tempo del team da remoto non significa solo organizzare gli orari aziendali, ma anche gestire il metodo di lavoro dei dipendenti nel modo giusto.

Fai  in modo che chi lavora da remoto lavori le stesse ore d’ufficio.

Questo è importante perché chi non riesce ad organizzare il proprio tempo, rischia di lavorare più del dovuto, considerando pause e minuti effettivi di lavoro.

Ecco perché è necessario parlare con i dipendenti per capire come impostare il lavoro da remoto in base alle loro esigenze.

Puoi riferire eventuali limiti di tempo per un certo lavoro, cosa che in ufficio accade spesso, ma a casa non si può dire la stessa cosa.

Assicurati che quest’aspetto venga compreso, soprattutto quando c’è bisogno di portare a termine obiettivi importanti.

Tool per la sicurezza del lavoro da casa

Ci sono alcuni rischi da correre con il lavoro da remoto, ma questi riguardano in gran parte la sicurezza.

Dovrai assicurarti che tutti i protocolli di sicurezza ci siano, in modo che i dati risultino sempre sicuri e abbiano la giusta privacy.

Utilizzare un programma come 1Password per dare maggiore sicurezza è essenziale, visto che con quest’ultimo è più semplice dare sicurezza garantita sui dati personali di tutti gli impiegati.

Anche per quanto riguarda l’organizzazione e la privacy delle email, un tool come Mimecast può risolvere ogni tipo di problema legato ai dati personali.

Evita connessioni WiFi non sicure

Chi lavora da remoto vorrà uscire un momento di casa per prendersi un caffè.

Il problema è che le connessioni WiFi aperte non sono quasi mai sicure.

Ecco perché, se si lavora da remoto, c’è bisogno di un router mobile che permette a tutti i dipendenti di accedere ad internet ovunque essi si trovino.

Qui si parla di VPN: un server VPN ti permette di accedere online all’organizzazione interna del team di lavoro da qualunque posto con totale sicurezza.

Sicurezza sui dispositivi personali

È piuttosto verosimile svagarsi sulle varie app del proprio smartphone quando si fa una pausa.

Tuttavia, ci sono diversi rischi legati alla sicurezza anche in questi casi.

Per questa ragione, sarebbe opportuno parlare con il proprio team ed evitare il più possibile di fornire dati personali ad altre fonti, soprattutto quando si usano dispositivi personali come uno smartphone o un iPad.

Organizzare meeting regolari

Se vuoi che le informazioni importanti circolino liberamente da un impiegato all’altro, avrai bisogno di alcuni tool per organizzare riunioni online.

Calendly è uno di questi ed è efficientissimo quando si parla di organizzare dei meeting tramite una connessione.

Con Calendly è possibile impostare tutte le riunioni che vuoi tramite un comodo calendario.

Pianificare i tuoi meeting in anticipo

Assicurati che tutto venga pianificato in anticipo.

I meeting da remoto potrebbero essere leggermente più macchinosi rispetto ad una riunione dal vivo, considerando i ritardi, gli schermi “frizzati” e la perdita di audio.

Quando hai un’agenda con cui poter organizzare meeting in anticipo, è molto più semplice prevedere eventuali problemi di questo tipo.

Creare linee guida e lasciare spontaneità

Creare alcune linee guida prima che la riunione cominci può aiutare, soprattutto per quanto concerne l’andamento del meeting ed eventuali interruzioni di conversazione caotiche.

Ad ogni modo, anche se le linee guida aiutano, non vorrai che si perda di spontaneità.

Prima che cominci la riunione, fai in modo che tutti si sentano a suo agio parlando del più e del meno.

È consigliato raccomandare a tutti i partecipanti di prendere dimestichezza con il programma in uso prima della riunione.

Se poi qualcuno ha problemi a capire come funziona il tutto, chiamalo personalmente e risolvi la questione personalmente.

Strumenti di comunicazione con il team

La scarsa comunicazione è il problema principale per chi lavora online.

Un tool come Slack può migliorare la comunicazione anche se si è a distanza, insieme ad una politica di lavoro impostata prima di iniziare a lavorare.

Creare una politica di lavoro per lo smart working

Impostare una politica di lavoro non è niente di nuovo. Tuttavia, molte aziende non ne hanno una quando si parla di smart working.

Ad esempio, per impostarne una si può pensare di identificare più specificamente i ruoli di ognuno, le aspettative dell’azienda, i tempi e le performance pretese, gli strumenti da utilizzare e gli standard di sicurezza da adottare.

Con l’aiuto della tecnologia odierna, lavorare da remoto può essere quasi lo stesso lavoro di un comune ufficio.

I vari strumenti a disposizione possono dare una grossa mano ed organizzare tutto quanto nel migliore dei modi.