Consigli per scrivere email efficaci

Le email sono state la rima comunicazione formale in digitale. Sebbene non tutti scrivano email regolarmente, sapere come comporle è indispensabile.

Saper scrivere “lettere elettroniche” aiuta in svariate situazioni. Con una email ben fatta si può espandere la propria attività online, comunicando nel modo giusto verso le fonti giuste.

Ma come si compone una email? Ci sono diversi modi per imparare a scrivere in modo accademico, uno su tutti studiandolo a scuola o ad una università.

Tuttavia, ci sono anche servizi online come EssayShark e simili, i quali sono strumenti che possono dare una grossa mano nella scrittura e nella composizione delle email.

Vediamo di seguito come scrivere email efficaci e attirare l’attenzione di chi desideriamo.

Creare un oggetto

Ogni email ha un obiettivo. Più questo è chiaro, più si arriverà dritti al punto. Ma prima di scrivere il contenuto, c’è bisogno di capire quale sarà l’oggetto.

L’oggetto ideale è sempre breve e coinciso. Se stiamo cercando informazioni per un vestito di kashmir, un oggetto ideale sarà “info vestito kashmir”. Diretto, senza troppi fronzoli.

All’interno del messaggio, naturalmente, verranno inserite specifiche e quant’altro. Ad ogni modo, meno si è prolissi sin da subito, meglio è.

Se si scrive una cosa nell’oggetto come “è possibile saperne di più sul vestito di kashmir che avevo ordinato online mercoledì?”  rischierebbe d’essere tutto già troppo prolisso.

In questo contesto specifico, potrebbe essere un’idea specificare già nell’oggetto qualcosa come “info vestito kashmir acquistato mercoledì”.

Essere cortesi

Iniziare a scrivere una email con i toni adeguati è necessario. Un buon inizio ben scritto dimostrerà che non è un computer a scrivere ma una persona umana.

Se non sai chi aprirà l’email, il miglior modo per presentarsi adeguatamente è semplicemente essere cortesi.

Evitare le abbreviazioni

Molti confondono le email con messaggi di WhatsApp e Sms, inserendo abbreviazioni. È importante non dimenticare che le email sono lettere formali, per la maggiore.

Anche se chi riceve la tua mail potrà capire l’abbreviazione in questione, è sempre meglio evitarle se si è in un contesto formale.

Arrivare dritti al punto

Quando scrivi una mail, assicurati di non perderti tra i meandri del contenuto. Non c’è mai troppo tempo per leggere una mail.

Per avere la massima efficacia, togli tutte le parole di troppo e usa frasi corte e coincise. Meglio le frasi attive, usa meno le passive.  Meno spazio si utilizza, meglio è.

Strutturare i contenuti

Come accade nei saggi, le email devono avere una sua struttura e che sia il più possibile coerente con ciò che si dice.

Questo significa partire con un incipit, scrivere il vero contenuto “in mezzo” e concludere con un finale.

Può essere una buona idea usare numeri o elenchi, se ce ne fosse bisogno. Questi ultimi aiutano a capire e leggere più in fretta, soprattutto se si parla di liste e dati numerici.

Inserire una firma

In base alla posizione lavorativa che si ha, potrai avere bisogno di inserire una firma con il tuo indirizzo e numero di telefono.

Se sei uno studente, inserire dati personali aiuta in ogni caso in una email. Insomma, è sempre bene non cascare nell’anonimato quando si scrive una mail.

Controllare i link e gli allegati

Dopo aver composto l’email in questione, arriverà il momento di mettere link e inserire gli allegati necessari.

Quante volte, dopo aver scritto una buona email, si preme “invia” e ci si è dimenticati di allegare ciò che volevamo spedire?

Può capitare e si può rimediare con una seconda email in cui viene inserito l’allegato, ma onde evitare incomprensioni, è sempre bene non saltare questo step e controllare sempre che link e allegati siano al suo posto.